Copias certificadas y apostilla: guía rápida 2025

Si vas a estudiar en el extranjero, trabajar fuera de México, casarte con alguien de otro país o realizar cualquier trámite internacional, probablemente necesitarás una apostilla o legalización de tus documentos oficiales.

En esta guía te explico qué es una apostilla, cuándo la necesitas, cuál es la diferencia con copia certificada y legalización, dónde apostillar tus documentos en México, cuánto cuesta y cómo hacerlo paso a paso en 2025.

📋 ¿Qué es una copia certificada?

Una copia certificada es una copia de un documento original que ha sido validada por una autoridad competente (notario, funcionario público, Registro Civil) que confirma que la copia es fiel y exacta al original.

¿Para qué sirve?

✅ Trámites nacionales (dentro de México)
✅ Inscripción en universidades
✅ Trámites laborales
✅ Procedimientos legales en México
✅ Solicitudes de crédito o financiamiento

¿Dónde se hacen?

Notaría pública: Cualquier notario puede certificar copias
Registro Civil: Para actas de nacimiento, matrimonio o defunción
Instituciones educativas: Para certificados escolares
Dependencias gubernamentales: Para documentos emitidos por ellas

Costo aproximado (2025)

Lugar	Costo
Notaría pública	$50-$200 MXN por hoja
Registro Civil	$70-$150 MXN por documento
Instituciones educativas	$50-$300 MXN

💡 Importante: La copia certificada NO es válida para uso internacional. Para eso necesitas apostilla o legalización.

📜 ¿Qué es una apostilla?

Una apostilla es una certificación especial que valida documentos públicos para uso en países que forman parte del Convenio de La Haya de 1961.

Es como un “sello internacional” que confirma que:

El documento es auténtico
La firma es legítima
La autoridad que lo emitió es real

¿Para qué sirve?

✅ Trámites internacionales en países del Convenio de La Haya:

Estudiar en el extranjero (España, Estados Unidos, Canadá, etc.)
Trabajar legalmente en otro país
Casarse en el extranjero
Adopciones internacionales
Compra-venta de propiedades
Herencias o sucesiones
Trámites migratorios

¿Cuántos países aceptan la apostilla?

Más de 120 países forman parte del Convenio de La Haya, incluyendo:

🇪🇸 España
🇺🇸 Estados Unidos
🇨🇦 Canadá
🇫🇷 Francia
🇮🇹 Italia
🇩🇪 Alemania
🇬🇧 Reino Unido
🇦🇷 Argentina
🇧🇷 Brasil
🇨🇱 Chile
🇨🇴 Colombia
🇵🇪 Perú

Consulta la lista completa: https://www.hcch.net/es/states/hcch-members

💡 Importante: Si el país NO está en el Convenio de La Haya, necesitas legalización (proceso diferente).

🌍 ¿Qué es la legalización?

La legalización es un proceso más largo y complejo que la apostilla, usado cuando el país destino NO forma parte del Convenio de La Haya.

Países que requieren legalización (NO apostilla)

🇨🇳 China
🇨🇺 Cuba
🇦🇪 Emiratos Árabes Unidos
🇻🇳 Vietnam
🇹🇭 Tailandia
🇪🇬 Egipto
Algunos países de África y Medio Oriente

Proceso de legalización

Certificación por autoridad local (notario o Registro Civil)
Legalización ante la SRE (Secretaría de Relaciones Exteriores)
Legalización en el Consulado del país destino (en México)

💡 Importante: La legalización puede tardar semanas o meses, vs 3-5 días de la apostilla.

📊 Tabla comparativa: Copia certificada vs Apostilla vs Legalización

Característica	Copia certificada	Apostilla	Legalización
Uso	Nacional (solo México)	Internacional (países Haya)	Internacional (países NO Haya)
Proceso	1 paso	1-2 pasos	3+ pasos
Tiempo	1 día	3-5 días	2-8 semanas
Costo	$50-$200 MXN	$340-$500 MXN	$500-$2,000 MXN
Dónde	Notario, Registro Civil	Oficinas de apostilla estatales	SRE + Consulados
Validez	Solo en México	120+ países	País específico

📝 ¿Qué documentos se pueden apostillar?

✅ Documentos que SÍ se pueden apostillar

Actas del Registro Civil:

✅ Acta de nacimiento
✅ Acta de matrimonio
✅ Acta de divorcio
✅ Acta de defunción

Documentos educativos:

✅ Certificados escolares
✅ Títulos universitarios
✅ Cédulas profesionales
✅ Diplomas
✅ Constancias de estudios

Documentos oficiales:

✅ Poderes notariales
✅ Constancias laborales
✅ Cartas de antecedentes no penales
✅ Certificados médicos oficiales
✅ Compulsa de documentos

Documentos judiciales:

✅ Sentencias
✅ Testimonios notariales
✅ Dictámenes periciales

❌ Documentos que NO se pueden apostillar

❌ Copias simples (deben ser certificadas primero)
❌ Documentos privados sin certificación oficial
❌ Facturas o recibos comerciales
❌ Contratos privados no notariados
❌ Documentos emitidos por empresas privadas
❌ Fotografías o imágenes sueltas
❌ Documentos dañados o ilegibles
❌ Documentos con tachaduras o enmendaduras

💡 Importante: Si tu documento no es “público oficial”, primero debe ser certificado por un notario, y luego se apostilla la certificación notarial.

🏢 Dónde apostillar documentos en México (por estado)

La apostilla se realiza en oficinas estatales. Aquí las principales:

Jalisco (Guadalajara)

Oficina de Apostilla Jalisco

📍 Dirección: Av. Prolongación Alcalde 1351, Miraflores, Guadalajara
📞 Teléfono: 33 3030 7000 ext. 56200
⏰ Horario: Lunes a viernes 9:00-15:00 h
💰 Costo: $340 MXN por documento
⏱️ Tiempo: 3-5 días hábiles

También puedes apostillar en:

Zapopan: Palacio Municipal
Tlaquepaque: Oficina del Registro Civil
Tonalá: Casa de la Cultura

Ciudad de México (CDMX)

Dirección General de Legalización de la SRE

📍 Dirección: Calle Ricardo Flores Magón 1, Nonoalco Tlatelolco, Cuauhtémoc
📞 Teléfono: 55 3686 5100
⏰ Horario: Lunes a viernes 9:00-13:30 h (con cita)
💰 Costo: $340 MXN
⏱️ Tiempo: 3-5 días hábiles
🌐 Citas: https://citas.sre.gob.mx/apostilla

Nuevo León (Monterrey)

Oficina de Apostilla Nuevo León

📍 Dirección: Zaragoza Sur 1300, Centro, Monterrey
📞 Teléfono: 81 2020 9060
⏰ Horario: Lunes a viernes 8:00-15:00 h
💰 Costo: $360 MXN
⏱️ Tiempo: 3-5 días

Otros estados importantes

Estado	Ubicación	Costo	Tiempo
Guanajuato	Oficialía Mayor, Guanajuato capital	$340 MXN	3-5 días
Querétaro	Palacio de Gobierno, Centro	$340 MXN	3-5 días
Puebla	Secretaría General de Gobierno	$350 MXN	3-5 días
Veracruz	Oficina de Legalización, Xalapa	$340 MXN	5-7 días
Baja California	Tijuana, Centro de Gobierno	$380 MXN	3-5 días
Yucatán	Mérida, Plaza Paseo 60	$340 MXN	3-5 días

💡 Importante: Los costos y horarios pueden variar. Verifica antes de ir.

🔧 Cómo apostillar documentos: paso a paso

Paso 1: Obtén el documento original certificado

Si tu documento NO está certificado (es copia simple), primero necesitas:

Llevarlo a un notario público
El notario certifica que la copia es fiel al original
Pagas la certificación ($50-$200 MXN por hoja)

💡 Actas del Registro Civil: Puedes obtenerlas ya certificadas directamente del Registro Civil o en línea (https://www.gob.mx/actas).

Paso 2: Acude a la oficina de apostilla

Documentos que debes llevar:

✅ Documento ORIGINAL a apostillar (certificado)
✅ Identificación oficial (INE o pasaporte)
✅ Comprobante de pago (si lo requieren anticipadamente)
✅ CURP (en algunos estados)

Paso 3: Paga el trámite

Costo: $340-$500 MXN por documento (varía según el estado)
Puedes pagar en efectivo, tarjeta o transferencia (según la oficina)
Te dan un comprobante con folio de seguimiento

Paso 4: Espera el tiempo de procesamiento

Normal: 3-5 días hábiles
Express (en algunos estados): 24-48 horas (costo adicional: $200-$300 MXN)

Paso 5: Recoge tu documento apostillado

Lleva:

✅ Identificación oficial
✅ Comprobante de pago / folio

El documento tendrá un sello o certificado de apostilla anexo, que valida su autenticidad.

💡 Importante: El documento apostillado es el original + la apostilla. NO lo separes.

💻 Apostilla digital vs apostilla física

En 2025, México está implementando la apostilla electrónica (e-Apostilla) en algunos estados.

Apostilla física (tradicional)

✅ Sello físico pegado o anexo al documento
✅ Válida en todos los países del Convenio de La Haya
✅ Disponible en todos los estados

Apostilla digital (e-Apostilla)

✅ Código QR que valida el documento en línea
✅ Más rápida y segura (no se puede falsificar)
✅ Disponible en: CDMX, Jalisco, Nuevo León (en expansión)
✅ Verificable en: https://www.apostille.gob.mx

💡 Tip: Si tu estado ofrece e-Apostilla, es más conveniente y segura.

💰 Costos de apostilla 2025 (por estado)

Estado	Costo normal	Costo express	Tiempo normal	Tiempo express
Jalisco	$340 MXN	$540 MXN	3-5 días	24 h
CDMX	$340 MXN	$540 MXN	3-5 días	48 h
Nuevo León	$360 MXN	$560 MXN	3-5 días	24 h
Guanajuato	$340 MXN	N/A	3-5 días	N/A
Puebla	$350 MXN	$550 MXN	3-5 días	48 h
Querétaro	$340 MXN	N/A	3-5 días	N/A

💡 Importante: Algunos estados NO ofrecen servicio express.

🌍 Casos prácticos: Cuándo necesitas apostilla

Caso 1: Estudiar en España (maestría)

Documentos que necesitas apostillar:

✅ Acta de nacimiento
✅ Título universitario (licenciatura)
✅ Certificado de estudios con calificaciones
✅ Carta de antecedentes no penales (si la piden)

Proceso:

Obtén acta de nacimiento certificada del Registro Civil
Certifica tu título ante un notario (si no viene certificado por la universidad)
Apostilla todos los documentos en la oficina de tu estado
Costo total: ~$1,500-$2,000 MXN
Tiempo: 1-2 semanas

Caso 2: Trabajar en Estados Unidos (visa de trabajo)

Documentos que necesitas apostillar:

✅ Acta de nacimiento
✅ Cédula profesional o título universitario
✅ Carta de antecedentes no penales
✅ Constancias laborales (si las piden)

Proceso:

Obtén documentos certificados
Apostilla en tu estado
Estados Unidos acepta apostilla (es parte del Convenio de La Haya)
Costo: ~$1,500 MXN
Tiempo: 1 semana

Caso 3: Casarse en Italia

Documentos que necesitas apostillar:

✅ Acta de nacimiento
✅ Constancia de soltería (si aplica)
✅ Identificación oficial

Proceso:

Obtén acta de nacimiento certificada
Tramita constancia de soltería en el Registro Civil
Apostilla ambos documentos
Italia requiere traducción oficial al italiano
Costo apostilla: ~$700 MXN
Tiempo: 3-5 días

Caso 4: Adopción internacional (Canadá)

Documentos que necesitas apostillar:

✅ Actas de nacimiento de ambos padres
✅ Acta de matrimonio
✅ Cartas de antecedentes no penales
✅ Constancias laborales y económicas certificadas
✅ Certificados médicos

Proceso:

Obtén todos los documentos certificados
Apostilla cada uno
Traduce al inglés o francés (traductor oficial)
Costo apostilla: ~$2,500-$3,000 MXN
Tiempo: 2-3 semanas

Caso 5: Legalización para China (NO apostilla)

China NO es parte del Convenio de La Haya, por lo que requiere legalización:

Certifica el documento (notario o Registro Civil)
Legaliza ante la SRE en CDMX
Legaliza ante el Consulado de China en México
Costo: $800-$1,500 MXN
Tiempo: 4-8 semanas

💡 Importante: Para China, el proceso es MÁS LARGO y COSTOSO que la apostilla.

⚠️ Errores comunes al apostillar

❌ Intentar apostillar copias simples (deben ser certificadas primero)
❌ Apostillar documentos dañados o con tachaduras
❌ No verificar si el país acepta apostilla o requiere legalización
❌ Olvidar traducir el documento al idioma del país destino
❌ Apostillar documentos muy antiguos (algunos países piden recientes)
❌ Separar la apostilla del documento original
❌ No verificar requisitos específicos del país destino

🧠 Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cuánto tiempo es válida una apostilla?

La apostilla en sí no tiene vencimiento, pero el documento puede tener fecha de vigencia según el país destino. Por ejemplo, algunos países piden actas de nacimiento apostilladas con menos de 6 meses de antigüedad.

¿Puedo apostillar documentos de cualquier estado en Jalisco?

No. Debes apostillar en el estado donde se emitió el documento. Si tu acta es de Veracruz, debes apostillar en Veracruz.

¿Necesito traducir el documento antes de apostillarlo?

No. Primero se apostilla el documento en español, luego lo traduces con un traductor oficial en el país destino.

¿Puedo enviar a alguien más a recoger mi apostilla?

Sí, con carta poder simple y copia de tu INE. En algunos estados permiten que alguien más recoja con solo el folio.

¿La apostilla sirve para todos los países?

Solo para los 120+ países del Convenio de La Haya. Para otros países (como China, Cuba, Vietnam) necesitas legalización.

¿Puedo apostillar un documento digital?

Depende. Algunos estados ya permiten apostillar documentos electrónicos (actas digitales), pero la mayoría requiere el documento impreso y certificado.

¿Cuánto cuesta apostillar varios documentos?

Cada documento se apostilla por separado. Si necesitas apostillar 5 documentos, pagas 5 veces el costo (~$1,700-$2,500 MXN en total).

¿Qué pasa si pierdo un documento apostillado?

Debes tramitar un nuevo documento certificado y apostillarlo de nuevo. No se puede “reponer” una apostilla.

💡 Consejos para apostillar documentos

Antes de apostillar

Verifica el país destino: Confirma si acepta apostilla o requiere legalización
Consulta requisitos específicos: Cada país/institución puede pedir documentos adicionales
Obtén documentos recientes: Algunos países piden documentos con menos de 3-6 meses
Haz copias de todo: Guarda copias digitales y físicas antes de apostillar

Durante el proceso

Revisa que el documento esté impecable: Sin tachaduras, manchas o daños
Lleva identificación vigente: INE o pasaporte
Guarda tu folio: Te servirá para seguimiento y recolección
Pregunta tiempo de entrega: Puede variar según la oficina

Después de apostillar

Verifica el sello de apostilla: Debe estar completo y legible
No separes la apostilla del documento: Van juntos siempre
Haz una copia certificada del conjunto: Por si la necesitas después
Traduce si es necesario: Contrata traductor oficial en el país destino

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🎯 Conclusión

La apostilla es el proceso que valida tus documentos mexicanos para uso en más de 120 países del mundo. Es un trámite sencillo que tarda 3-5 días y cuesta entre $340-$500 MXN por documento.

Puntos clave para recordar:

✅ La apostilla solo sirve para países del Convenio de La Haya
✅ Debes apostillar documentos certificados (no copias simples)
✅ Se apostilla en el estado donde se emitió el documento
✅ Cada documento se apostilla por separado
✅ La apostilla no tiene vencimiento, pero el documento puede tener vigencia
✅ Algunos estados ofrecen e-Apostilla (digital)

Si vas a estudiar, trabajar o realizar trámites en el extranjero, planifica con tiempo. Obtén tus documentos certificados, verifica los requisitos del país destino, y apostilla todo lo necesario. Con esta guía, el proceso será rápido, económico y sin contratiempos.

💡 Recuerda: Siempre verifica los requisitos específicos de la institución o país donde usarás los documentos, ya que pueden tener solicitudes adicionales.